Eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinne ist eine Vertragsrüge, mit der eine Pflichtverletzung oder ein bestimmtes Fehlverhalten im Arbeitsverhältnis beanstandet wird. Zugleich beinhaltet die Abmahnung einen Hinweis darüber, dass im Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist. Durch die Abmahnung sollen Arbeitnehmer oder Arbeitgeber zu einem vertragsgerechten Verhalten veranlasst werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts soll eine Abmahnung das Fehlverhalten oder die Pflichtverletzung so präzise wie möglich beschreiben („Rügefunktion“). Aus der Abmahnung soll deutlich hervorgehen, dass das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall gefährdet ist („Warn- und Ankündigungsfunktion“). Im Gegensatz zu einer Abmahnung handelt es sich bei einer Ermahnung lediglich um eine einfache Vertragsrüge, mit der ein bestimmtes Verhalten beanstandet wird, ohne dass arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Wiederholungsfall angedroht werden. Im Falle einer ungerechtfertigten Abmahnung kann ein Antrag auf Entfernung aus der Personalakte vor dem jeweils zuständigen Arbeitsgericht gestellt werden. Aus Beweisgründen wird meistens die schriftliche Form für eine Vertragsrüge gewählt („Beweissicherungs- und Dokumentationsfunktion“). Vor Ausspruch einer Kündigung ist regelmäßig eine vorherige, vergebliche Abmahnung erforderlich. Diese kann jedoch überflüssig sein, wenn der erstrebte Zweck nicht mehr erreicht werden kann oder die Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass der Arbeitgeber die weitere Beschäftigung des Arbeitnehmers nicht hinnehmen muss.

Hinweis für Arbeitgeber

In einem Abmahnungsschreiben ist das Fehlverhalten des Arbeitnehmers so präzise wie möglich darzulegen. Dazu sollten Arbeitgeber auch die einzelnen Umstände wie Datum, Ort, Uhrzeit und Art der Vertragsverletzung in der Abmahnung mitaufführen. Der Ausspruch einer Abmahnung ist mündlich möglich. Wird der Zugang oder der Inhalt der Abmahnung bestritten, liegt die Beweispflicht jedoch beim Arbeitgeber. Daher empfiehlt es sich, eine Abmahnung schriftlich auszusprechen. Inhaltlich sollten Arbeitgeber regelmäßig nur eine Pflichtverletzung im Rahmen einer Abmahnung rügen. Trifft nur eine von mehreren Pflichtverletzungen in einer Abmahnung nicht zu, muss das gesamte Abmahnungsschreiben aus der Personalakte entfernt werden. Werden zahlreiche Abmahnungen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen gegenüber dem Arbeitnehmer ausgesprochen, kann die Warnfunktion der Abmahnungen entwertet sein. In solchen Fällen sollte die letzte Abmahnung vor Ausspruch der Kündigung wegen der Ernsthaftigkeit besonders eindringlich gestaltet werden. Eine Abmahnung setzt grundsätzlich den Zugang und die Kenntnis des Empfängers von dem Inhalt voraus. Handelt es sich um einen ausländischen Arbeitnehmer sollte der Inhalt der Abmahnung in der Landessprache rein vorsorglich übersetzt werden, um sicherzustellen, dass der Inhalt des Schreibens verstanden wurde. Arbeitgeber sollten mit dem Ausspruch einer Abmahnung nicht zu lange warten. Sofern der Eindruck bei dem Arbeitnehmer entsteht, dass nichts mehr gegen den Vorfall unternommen wird, könnte die Abmahnung verwirkt sein.


Hinweis für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber auffordern, eine zu Unrecht erteilte Abmahnung (oder Ermahnung) aus der Personalakte zu entfernen. Auf Verlangen müssen Arbeitgeber eine Gegendarstellung in die Personalakte nehmen. Kommt der Arbeitgeber dieser Aufforderung nicht nach, kann unter Umständen eine Klage auf Entfernung einer Abmahnung/Ermahnung aus der Personalakte (während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses) vor dem zuständigen Arbeitsgericht erhoben werden. Im Einzelfall ist immer abzuwägen, ob eine schriftliche Stellungnahme (Gegendarstellung) gegen die Abmahnung sinnvoll erscheint. Kündigt der Arbeitgeber zu einem späteren Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis und bezieht sich dabei auf die Abmahnung, muss der Betriebsrat auch über den Inhalt der Gegendarstellung unterrichtet werden. Andernfalls könnte die Kündigung bereits aus formellen Gründen unwirksam sein. Demgegenüber kann es aus taktischen Gründen sinnvoll sein, die Abmahnung erst im Kündigungsschutzprozess anzugreifen, um die Argumente gegen eine Kündigung erst zu einem späteren Zeitpunkt im Kündigungsschutzprozess vorzubringen. Ist der Arbeitgeber mit der (Vergütungs-) Zahlung erheblich im Verzug, kann der Arbeitnehmer zum Ausspruch einer fristlosen Kündigung berechtigt sein, wenn er den Arbeitgeber zuvor abgemahnt hat und die Zahlung dennoch unterblieben ist (BAG, Urt. vom 17.01.2002 – 2 AZR 494/00). In einem solchen Fall, ist es ratsam einen Rechtsanwalt zu beauftragen, da Fehler durch den Arbeitnehmer, insbesondere bei der Abmahnung gegenüber dem Arbeitgeber und der Ausübung des Zurückhaltungsrechts der Arbeitsleistung, zu erheblichen Nachteilen (z.B. Abmahnung / Kündigung durch den Arbeitgeber wegen Arbeitsverweigerung oder Sperrzeiten durch die Bundesagentur für Arbeit) führen können.

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